Geschäftsprozessautomatisierung - wie fange ich an?

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen nicht nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen, die ihre Prozesse automatisieren, profitieren von erhöhter Effizienz, geringeren Kosten und einer verbesserten Kundenzufriedenheit. Mit auvery, unserer innovativen Plattform zur Geschäftsprozessautomatisierung, kannst du diese Vorteile optimal nutzen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du mit der Geschäftsprozessautomatisierung beginnen kannst und bieten Einblicke in die Prozessmodellierung und Visualisierung, um zunächst ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.

1. Warum Geschäftsprozesse automatisieren?

Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung. Durch den Einsatz von Automatisierungsplattformen können repetitive Aufgaben schneller und fehlerfrei ausgeführt werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, da weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Verbesserung der Genauigkeit und Reduzierung von Fehlern

Menschliche Fehler sind unvermeidlich, insbesondere bei sich wiederholenden Aufgaben. Automatisierte Prozesse hingegen sind konsistent und zuverlässig, was die Genauigkeit verbessert und Fehler reduziert. Dies ist besonders wichtig in Bereichen wie Datenverarbeitung, im produzierenden Gewerbe und bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften, wo Präzision von größter Bedeutung ist.

Freisetzung von Ressourcen für strategische Aufgaben

Indem Routineaufgaben automatisiert werden, können Mitarbeiter ihre Zeit und Energie auf strategische und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Dies erhöht nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch Innovation und Kreativität innerhalb des Unternehmens.

Fachkräftemangel bewältigen

In vielen Branchen herrscht Fachkräftemangel, was bedeutet, dass die verfügbare Arbeitskraft effizient genutzt werden muss. Durch die Automatisierung monotoner und repetitiver Aufgaben können Mitarbeiter für anspruchsvollere Tätigkeiten eingesetzt werden. Dies entlastet die Mitarbeiter und sorgt dafür, dass die gleiche oder sogar eine größere Arbeitsmenge auf weniger Schultern verteilt wird, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Wettbewerbsvorteil

Unternehmen, die ihre Prozesse automatisieren, können schneller auf Marktveränderungen reagieren und ihre Produkte und Dienstleistungen schneller und effizienter bereitstellen. Dies verschafft ihnen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil. Automatisierte Prozesse ermöglichen es Unternehmen, flexibel zu bleiben und sich an die sich ständig ändernden Anforderungen des Marktes anzupassen.

Verbesserte Kundenzufriedenheit

Schnellere und genauere Prozesse führen zu einer besseren Kundenerfahrung. Kunden profitieren von kürzeren Wartezeiten und zuverlässigeren Dienstleistungen. Dies stärkt die Kundenbindung und trägt zur langfristigen Zufriedenheit bei.

2. Die Bedeutung der Prozessmodellierung

Definition von Prozessmodellierung

Prozessmodellierung ist der erste Schritt zur Automatisierung. Dabei werden die bestehenden Geschäftsprozesse erfasst, analysiert und in einer verständlichen Form dargestellt. Ziel ist es, die Abläufe zu dokumentieren und zu optimieren.

Vorteile der Modellierung vor der Automatisierung

Bevor ein Prozess automatisiert werden kann, muss er klar verstanden und dokumentiert sein. Dies hilft, ineffiziente Schritte zu identifizieren und zu eliminieren. Eine gründliche Modellierung stellt sicher, dass der automatisierte Prozess effizient und effektiv ist.

Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses im Team

Eine klare Visualisierung der Prozesse fördert das Verständnis und die Zusammenarbeit im Team. Alle Beteiligten können sehen, wie die Prozesse ablaufen, und eventuelle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten gemeinsam diskutieren.

3. Wie beginne ich mit der Prozessmodellierung?

Schritt 1: Auswahl der zu modellierenden Prozesse

Nicht alle Prozesse eignen sich sofort für die Automatisierung. Beginne mit Prozessen, die einen hohen Geschäftswert haben und häufig wiederholt werden. Diese Prozesse bieten das größte Potenzial für Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen.

Kriterien für die Auswahl

Bei der Auswahl der Prozesse solltest du folgende Kriterien berücksichtigen:

• Häufigkeit: Wie oft wird der Prozess durchgeführt?
• Komplexität: Wie komplex ist der Prozess?
• Manueller Aufwand: Wie viel manueller Aufwand ist erforderlich?
• Fehleranfälligkeit: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern?

Priorisierung nach Geschäftswert und Komplexität

Prozesse mit hohem Geschäftswert und mittlerer Komplexität sind ideal für den Einstieg in die Automatisierung. Sie bieten schnelle Erfolge und eine gute Lernkurve für das Team.

4. Werkzeuge und Techniken zur Prozessmodellierung

Überblick über verschiedene Modellierungstechniken

Es gibt verschiedene Techniken zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Jede Technik hat ihre eigenen Vorteile und Einsatzgebiete.

Flussdiagramme

Flussdiagramme sind eine einfache und weit verbreitete Methode zur Darstellung von Prozessen. Sie verwenden Symbole und Pfeile, um die Abläufe zu visualisieren. Flussdiagramme sind besonders nützlich für einfache und lineare Prozesse.

BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN ist ein standardisiertes Modellierungswerkzeug, das speziell für Geschäftsprozesse entwickelt wurde. Es verwendet eine einheitliche Notation, die von allen Beteiligten leicht verstanden werden kann. BPMN ist ideal für komplexe und mehrstufige Prozesse.

EventStorming

Event Storming ist eine kollaborative Technik, bei der ein Team zusammenkommt, um Geschäftsprozesse durch Ereignisse zu modellieren. Es fördert die Zusammenarbeit und das Verständnis im Team und ist besonders nützlich für die Identifizierung von Problemen und Chancen. Zudem benötigt Even Storming eine geringe Vorbereitungszeit und führt zu schnellen Ergebnissen.

5. Prozessvisualisierung zur Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses

Bedeutung der Visualisierung

Die Visualisierung von Prozessen ist entscheidend für das Verständnis und die Kommunikation im Team. Sie macht abstrakte Abläufe greifbar und ermöglicht es allen Beteiligten, den Prozess zu verstehen und zu analysieren. Wissen über Prozesse soll explizit dargestellt werden. Das Wissen über Prozesse sollte nicht nur in einzelnen Köpfen oder gar im Programmcode sein. Wenn dieser Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, ist das Prozesswissen weg und es kann zu Problemen kommen.

Verschiedene Arten der Visualisierung

Es gibt verschiedene Methoden, um Prozesse zu visualisieren. Jede Methode hat ihre eigenen Stärken und eignet sich für unterschiedliche Szenarien.

Diagramme

Diagramme sind eine einfache und effektive Möglichkeit, Prozesse darzustellen. Sie sind leicht zu erstellen und zu verstehen und eignen sich für die meisten Geschäftsprozesse.

Storyboard

Ein Storyboard ist eine visuelle Erzählung eines Prozesses. Es zeigt die einzelnen Schritte und Interaktionen in Form von Bildern oder Skizzen. Storyboards sind besonders nützlich für die Darstellung von Benutzerinteraktionen und Abläufen.

Prozesslandkarten

Prozesslandkarten bieten eine umfassende Übersicht über alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Sie zeigen, wie die verschiedenen Prozesse miteinander verbunden sind und welche Abhängigkeiten bestehen. Prozesslandkarten sind ideal für die Identifizierung von Optimierungsmöglichkeiten und Engpässen.

Tipps für effektive Visualisierungen

Um eine effektive Visualisierung zu erstellen, solltest du folgende Tipps beachten:

• Einfachheit: Halte die Visualisierung so einfach wie möglich. Vermeide unnötige Details und komplexe Symbole.
• Klarheit: Verwende klare und verständliche Symbole und Bezeichnungen. Jeder im Team sollte die Visualisierung auf Anhieb verstehen können.
• Konsistenz: Achte auf eine konsistente Darstellung. Verwende dieselben Symbole und Farben für ähnliche Elemente.
• Wissenstransfer: Die Visualisierung hilft nicht nur bei der aktuellen Prozessoptimierung, sondern auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Ein gut dokumentierter Prozess kann neuen Mitarbeitern schnell ein klares Bild der Abläufe vermitteln und somit die Einarbeitungszeit verkürzen.

Für detailliertere Informationen zur Prozessvisualisierung lies unseren Artikel Wie können Prozesse visualisiert werden?

6. EventStorming: Ein Beispiel für die Prozessmodellierung

Einführung in EventStorming

EventStorming ist eine kollaborative Methode zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Dabei kommen alle Beteiligten zusammen, um die Abläufe durch Ereignisse zu modellieren. Dies fördert das Verständnis und die Zusammenarbeit im Team.

Schritte und Methoden im EventStorming

• Vorbereitung: Definiere das Ziel des Workshops und lade alle relevanten Stakeholder ein.
• Ereignisse identifizieren: Liste alle wichtigen Ereignisse im Prozess auf. Diese sollten aus der Perspektive des Geschäfts und der Kunden betrachtet werden.
• Abläufe modellieren: Ordne die Ereignisse in der chronologischen Reihenfolge an und identifiziere die Verbindungen zwischen ihnen.
• Probleme und Chancen erkennen: Diskutiere im Team über mögliche Probleme und Chancen im Prozess.
• Lösungen entwickeln: Entwickle gemeinsam mit dem Team Lösungen zur Optimierung und Automatisierung des Prozesses.

Vorteile von EventStorming

EventStorming hat mehrere Vorteile:

• Fördert die Zusammenarbeit: Alle relevanten Stakeholder sind beteiligt, was die Kommunikation und das gemeinsame Verständnis verbessert.
• Identifiziert Probleme frühzeitig: Durch die gemeinsame Analyse der Ereignisse können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.
• Schafft Klarheit: Die Visualisierung der Ereignisse und Abläufe schafft ein klares Bild des gesamten Prozesses, was die Implementierung von Verbesserungen erleichtert.

Für mehr Informationen und eine detaillierte Anleitung, wie du EventStorming erfolgreich durchführen kannst, lies unseren Artikel EventStorming: Ein Leitfaden für die Praxis.

auvery: Dein Partner für die Geschäftsprozessautomatisierung

Über auvery:
auvery ist eine umfassende Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse effizient zu automatisieren. Mit auvery kannst du:

• Grafische Workflows erstellen: Nutze unseren intuitiven Workflow-Editor, um Prozesse visuell zu gestalten und zu optimieren.
• Flexibel Aufgaben verteilen: Unsere Plattform ermöglicht die Integration von cloud-basierten und on-premise Servern, sodass du die besten Ressourcen für jede Aufgabe nutzen kannst.
• Bedingungen und Fehlerbehandlung einbauen: Füge Bedingungen und Fehlerbehandlungsroutinen in deine Workflows ein, um sicherzustellen, dass deine Prozesse robust und zuverlässig sind.
• Skalierbare Lösungen umsetzen: Dank der Möglichkeit, Docker-Container zu nutzen, kannst du maßgeschneiderte Lösungen entwickeln und nahtlos in deine bestehenden Systeme integrieren.

Schlussfolgerung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet erhebliche Vorteile für Unternehmen aller Branchen und Abteilungen. Sie ist besonders praktisch für mittelständische Unternehmen, die oft mit begrenzten Ressourcen arbeiten. Durch die richtige Prozessmodellierung und Visualisierung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Automatisierungsinitiativen erfolgreich sind. Mit auvery hast du den idealen Partner an deiner Seite, um diese Herausforderungen zu meistern und deine Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und deine Kunden zufriedenzustellen.