Prozessautomatisierung unternehmensweit denken und nicht in Silos

In der heutigen Geschäftswelt ist die Prozessautomatisierung ein Schlüssel zur Steigerung der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Ein großer Fehler, den viele Unternehmen machen, ist jedoch, ihre bestehenden Prozesse 1:1 zu automatisieren, ohne sie vorher zu überprüfen. In diesem Artikel werden wir die Bedeutung einer gründlichen Prozessmodellierung und -evaluierung vor der Automatisierung hervorheben, die Herausforderungen von abteilungsübergreifenden Prozessen beleuchten und die Nachteile von doppelter Prozessbearbeitung und redundanter Digitalisierung innerhalb eines Unternehmens erläutern. Außerdem wird die Bedeutung eines Prozesskatalogs und dessen Integration in auvery beschrieben.

Der große Fehler: 1:1 Automatisierung ohne Prozessüberprüfung

Warum eine Prozessüberprüfung notwendig ist

Ein häufiger Fehler bei der Geschäftsprozessautomatisierung ist die direkte Übernahme bestehender Prozesse, ohne zu hinterfragen, ob diese Prozesse wirklich effizient sind oder den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen. Ohne eine gründliche Prozessmodellierung und -evaluierung vor der Automatisierung riskieren Unternehmen, ineffiziente oder unnötige Schritte zu digitalisieren, was zu erhöhten Kosten und geringer Effizienz führt.

Prozessmodellierung und Evaluierung

Vor jeder Automatisierung sollte ein Prozesscheck durchgeführt werden, um folgende Fragen zu beantworten:

• Werden die Prozesse wirklich so gelebt, wie sie dokumentiert sind?
• Sind die Prozesse effizient und wirken sie sich positiv auf die Kernkompetenz des Unternehmens aus?
• Gibt es Schritte, die eliminiert oder optimiert werden können?

Eine gründliche Prozessmodellierung hilft dabei, diese Fragen zu klären und sicherzustellen, dass nur wertschöpfende und effiziente Prozesse automatisiert werden.

Prozesskatalog: Ein Überblick

Ein Prozesskatalog ist eine systematische Sammlung und Dokumentation aller Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Er dient als zentrale Referenz, die Transparenz schafft und die Prozessoptimierung erleichtert.

Vorteile eines Prozesskatalogs

• Transparenz: Alle Prozesse sind zentral erfasst und für alle Beteiligten zugänglich.
• Effizienz: Doppelte Arbeit wird vermieden, da alle Abteilungen auf denselben Prozesskatalog zugreifen.
• Optimierung: Prozesse können kontinuierlich überwacht und verbessert werden.
• Standardisierung: Einheitliche Prozesse und Standards im gesamten Unternehmen.

Herausforderungen an Abteilungsgrenzen

Warum Prozesse an Abteilungsgrenzen scheitern

Ein häufiges Problem in Unternehmen ist das Scheitern von Prozessen an den Abteilungsgrenzen. Das passiert häufig aus diesen drei Gründen:

1. Kommunikationsbarrieren: Unterschiedliche Abteilungen haben oft unterschiedliche Prioritäten und Kommunikationsmethoden, was zu Missverständnissen und ineffizienter Zusammenarbeit führt.
2. Mangelnde Transparenz: Wenn Abteilungen ihre Prozesse nicht transparent machen, fehlt es an einem gemeinsamen Verständnis und einer klaren Sicht auf den gesamten Prozessfluss.
3. Unterschiedliche Systeme: Abteilungen verwenden oft unterschiedliche Softwarelösungen und Tools, die nicht miteinander kompatibel sind, was den Datenaustausch und die Prozessintegration erschwert.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Warum es sinnvoll ist

Doppelarbeit erkennen und vermeiden

Durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit können Unternehmen Doppelarbeit leichter erkennen und vermeiden. Wenn Abteilungen zusammenarbeiten und ihre Prozesse offenlegen, werden redundante Aufgaben schnell sichtbar. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern verhindert auch Inkonsistenzen in der Arbeit.

Prozesse optimieren

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht es, Prozesse ganzheitlich zu betrachten und zu optimieren. Da alle Beteiligten ihre Perspektiven und Fachkenntnisse einbringen, können ineffiziente Schritte identifiziert und eliminiert werden. Dies führt zu schlankeren, effizienteren Prozessen, die besser auf die Gesamtziele des Unternehmens abgestimmt sind.

Kundenerlebnis verbessern

Ein weiterer wichtiger Vorteil der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit ist die Verbesserung des Kundenerlebnisses. Wenn Prozesse abteilungsübergreifend optimiert werden, können Unternehmen sicherstellen, dass Kunden nahtlose und konsistente Erfahrungen machen. Dies führt zu höherer Kundenzufriedenheit und langfristiger Kundenbindung.

Nachteile der doppelten Prozessbearbeitung

Doppelte Prozessbearbeitung: Ein häufiges Problem

Ein weiteres häufiges Problem ist die doppelte Bearbeitung von Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Dies kann aus verschiedenen Gründen passieren, wie zum Beispiel fehlende Transparenz oder mangelnde Kommunikation zwischen Abteilungen.

Nachteile der doppelten Bearbeitung

• Erhöhte Kosten: Doppelarbeit führt zu unnötigen Kosten für Personal und Ressourcen.
• Zeitverlust: Mitarbeiter verbringen unnötig viel Zeit mit der Bearbeitung desselben Prozesses, was die Effizienz des Unternehmens mindert.
• Inkonsistenzen: Unterschiedliche Abteilungen könnten den gleichen Prozess unterschiedlich behandeln, was zu Inkonsistenzen und Fehlern führt.

Redundante Digitalisierung: Ein Beispiel

Mehrfache Automatisierung im Unternehmen

Eine spezielle Ausprägung dieses Problems ist die redundante Digitalisierung von Prozessen. Oft automatisieren verschiedene Abteilungen ähnliche oder sogar identische Prozesse, ohne voneinander zu wissen.

Beispiel: Rechnungsstellung

Angenommen, sowohl die Vertriebs- als auch die Finanzabteilung automatisieren ihre Rechnungsstellungsprozesse. Wenn diese Abteilungen nicht koordiniert arbeiten, könnte es passieren, dass beide Abteilungen separate Automatisierungslösungen für die gleiche Aufgabe implementieren. Dies führt zu:

• Redundanz: Mehrfache Implementierung derselben Lösung verursacht unnötige Kosten.
• Inkompatibilität: Unterschiedliche Automatisierungslösungen können inkompatibel sein, was den Datenaustausch erschwert.
• Komplexität: Die IT-Landschaft des Unternehmens wird unnötig komplex und schwer zu verwalten.

Prozesskatalog und seine Integration in auvery

Ein Prozesskatalog kann in auvery abgebildet werden, um die Prozessautomatisierung zu optimieren. Mit auvery können Unternehmen ihre Prozesse zentral erfassen. Durch die Sichtbarkeit im Workflow Editor werden die Prozesse zugleich dokumentiert, digitalisiert und verwaltbar gemacht.

Vorteile der Integration eines Prozesskatalogs in auvery

• Zentrale Verwaltung: Alle Prozesse werden in einem zentralen System (auvery) verwaltet und sind für alle Abteilungen zugänglich.
• Effizienzsteigerung: Durch die Vermeidung doppelter Prozessbearbeitung und redundanter Digitalisierung werden Ressourcen optimal genutzt.
• Kontinuierliche Verbesserung: Prozesse können kontinuierlich überwacht, bewertet und optimiert werden.
• Nahtlose Automatisierung: Die in auvery dokumentierten und optimierten Prozessschritte ("Tasks" in auvery) können direkt in automatisierte Workflows eingebettet und wiederverwendet werden.

Fazit: Prozessautomatisierung unternehmensweit denken

Um die Vorteile der Prozessautomatisierung voll auszuschöpfen, sollten Unternehmen ihre Prozesse gründlich überprüfen und modellieren, bevor sie sie automatisieren. Zudem sollten sie sicherstellen, dass Prozesse nicht in Silos, sondern abteilungsübergreifend gedacht und optimiert werden. Durch die Vermeidung doppelter Prozessbearbeitung und redundanter Digitalisierung können Unternehmen ihre Effizienz steigern und Kosten senken.

Bei auvery bieten wir spezialisierte Workshops an, um Ihre Geschäftsprozesse zu modellieren und zu evaluieren. Diese Workshops dienen als Grundlage, um Ihre Prozesse mit unserer Plattform effizient zu automatisieren. Mit auvery können Sie dann die modellierten Prozesse nahtlos in automatisierte Workflows umsetzen und so die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Geschäftsabläufe erheblich steigern.

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