Mitarbeiter aus Personio in Drittsysteme synchronisieren

Der folgende Anwendungsfall zeigt dir, wie du Personio WebHooks verwenden kannst, um die Anlage von Benutzer-Accounts in Drittsysteme zu automatisieren.

Herausforderung

Der Einstellung eines neuen Mitarbeiters folgt die Anlage von Benutzer-Accounts in einer Vielzahl von Systemen. Dabei arbeitet die Personalabteilung in vielen Fällen mit einem speziellen HR-System wie zum Beispiel Personio.

Damit das Onboarding eines neuen Mitarbeiter nicht dazu führt, dass sowohl die Personal- als auch die IT-Abteilung damit beschäftigt ist, unzählige Benutzer-Account in dritten Systemen anzulegen, sollte hier auf Automatisierung gesetzt werden. Mit Hilfe der automatisierten Anlage von Benutzer-Accounts können nicht nur Fehler vermieden werden, sondern auch Zeit gespart werden. Dies gilt sowohl für die Personen die die Accounts anlegen, als euch für den neuen Mitarbeiter der so lange arbeitsunfähig ist, bis dies passiert ist.

Es gilt also herauszuarbeiten, wie die Stammdaten des Mitarbeiters nur ein einziges Mal initial eingepflegt werden müssen und im Anschluss für die automatisierte Anlage mehrerer Benutzer-Accounts wiederverwendet werden können.

Dazu möchte ich im folgenden erklären, wie du die Anlage eines Mitarbeiters in Personio nutzt, um einen Benutzer-Account in Microsoft Dynamics anzulegen. Anschließend soll für den neuen Mitarbeiter ebenfalls ein Account in Slack angelegt werden.

Personio WebHook, um Stammdaten zu empfangen

Um die Anlage von Benutzer-Accounts zu automatisieren, müssen zunächst die Stammdaten des Mitarbeiters verfügbar sein. Da das HR-System (in diesem Fall Personio) meist das erste System ist, in dem diese Daten eingepflegt werden, wollen wir die Automatisierung hier ansetzen.

Dazu legen wir in Personio einen WebHook an. Das ist ein Mechanismus, der immer dann, wenn ein neuer Mitarbeiter angelegt wird, gestartet wird. Der WebHook schickt die Daten des Mitarbeiters an auvery. Dazu existiert in auvery ein WebHook-Trigger, der die Daten abgesichert empfängt.

Anschließend können die Stammdaten im weiteren Prozess (oder Workflow) verwendet werden. Die Daten die aus Personio geschickt werden könnten wie folgt aussehen:

{
  "event": "employee_created",
  "employee": {
    "id": 12345,
    "first_name": "Max",
    "last_name": "Mustermann",
    "email": "max.mustermann@beispiel.de",
    "gender": "male",
    "date_of_birth": "1990-05-15",
    "status": "active",
    "position": "Software Engineer",
    "department": "IT",
    "hire_date": "2023-09-01",
    "termination_date": null,
    "office": {
      "id": 1,
      "name": "Berlin"
    },
    "supervisor": {
      "id": 234,
      "first_name": "Erika",
      "last_name": "Mustermann"
    },
    "custom_attributes": {
      "employee_number": "A1234",
      "contract_type": "full_time"
    },
    "address": {
      "street": "Beispielstraße 10",
      "city": "Berlin",
      "zip_code": "10115",
      "country": "Germany"
    },
    "phone": "+49 30 123456",
    "work_phone": "+49 30 987654",
    "start_date": "2023-09-01",
    "weekly_working_hours": 40
  }
}

On-Premises Task, um sensiblen Daten zu schützen

Wie wir oben sehen können, finden sich durchaus sensible Daten in dem Datensatz. In auvery ist es möglich einzelne Schritte des Workflows oder den kompletten Workflow On-Premises ablaufen zu lassen. Sollen diese Daten also nicht in der auvery Cloud verarbeitet werden, kann dies ausgeschlossen werden.

Account in Microsoft Dynamics anlegen

Nun haben wir benötigte Daten, wie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse in unserem Workflow zur Verfügung. Zur Anlage eines Accounts in Microsoft Dynamics mit diesen Daten, gibt es zwei Option. Diese leiten sich aus der Benutzerverwaltung in Microsoft Dynamics ab:

1. Benutzer werden in Active Directory verwaltet: Anlage des Accounts mittels Microsoft Graph API
2. Benutzer werden in Microsoft Dynamics verwaltet: Anlage des Accounts in Microsoft Dynamics selbst

Anlage des Accounts mittels Microsoft Graph API

Die Microsoft Graph API kann genutzt werden, um einen neuen Benutzer im Active Directory anzulegen (kurz AD). Dieser AD-User steht dann zur Nutzung in Microsoft Dynamics bereit.

Je nach Unternehmen muss der User noch weiteren Gruppen hinzugefügt werden, um in Dynamics verwendet werden zu können. Dies kann Mithilfe eines weiteren auvery Tasks implementiert werden. Dieser Tasks könnte ebenfalls für andere Workflows wiederverwendet werden.

Anlage des Accounts in Microsoft Dynamics selbst

Für den Fall, dass in deinem Unternehmen kein AD eingesetzt wird bzw. nicht mit Microsoft Dynamics verwendet wird, kann ein Account auch direkt in Microsoft Dynamics angelegt werden. Dazu kann ähnlich wie beim AD, euch eine API genutzt werden - Die Dynamics 356 Web API.

Mitarbeiter zu Slack einladen

Nachdem nun die Benutzer-Accounts für das ERP-System angelegt wurden, soll der Mitarbeiter auch nicht in das Unternehmens-weite Chattool eingeladen werden. In unserem Szenario ist das Slack.

Ähnlich wie im ERP-System, kann auch hier wieder einen API von Slack genutzt werden. Anders als bei Microsoft Dynamics, werden in Slack Einladungen versendet. Diese muss der Mitarbeiter dann noch über das E-Mail-Postfach akzeptieren.

Hier ist ein Beispiel für die Daten, die an Slack gesendet werden:

{
  "team_id": "YOUR_TEAM_ID",
  "email": "max.mustermann@beispiel.de",
  "real_name": "Max Mustermann",
  "channels": ["CHANNEL_ID_1", "CHANNEL_ID_2"]
}

Hier sieht man sehr gut, dass zusätzlich zu den Stammdaten des Mitarbeiters noch weitere statische Informationen benötigt werden: YOUR_TEAM_ID sowie CHANNEL_ID_1 und CHANNEL_ID_2. Diese werden dazu benötigt, um den Account dem richtigen Slack Workspace zuzuordnen und den Mitarbeiter mittels Channel IDs bereits in die richtigen Slack Channels aufzunehmen.

Diese statischen Informationen können in auvery an den Onboarding Workflow abgehangen werden und stehen damit einheitlich zur Verfügung. Sollte die Einladung des Mitarbeiters in bestimmte Slack Channels zum Beispiel von seiner Postion Software Engineer oder dem Department IT abhängig sein, kann dies variabel gestaltet werden.

Fazit

Wir haben gesehen, wie es mittels Automatisierung möglich wird, dass Mitarbeiter Stammdaten nur einmal eingegeben werden müssen. Die automatische Anlage weiterer Accounts spart Bearbeitungszeit und sorgt dafür, dass Mitarbeiter bereits ab dem ersten Tag produktiv arbeiten können.

Zudem stellen wir durch die Automatisierung sicher, dass sich keine Tippfehler einschleichen und die Zuweisung der Accounts zu bestimmten Rollen oder Berechtigungen nachvollziehbar und korrekt vorgenommen werden.